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Agenda et Réservation

Cet article, plutot destiné aux webmasters, présente l'utilisation des modules Agenda et Réservation sur le site ARSF.

L'agenda e-monsite

Le module "Agenda" de e-monsite gère des évènements datés, récurrents ou non, localisés ou non.

  • Exemple d'évènement : "Repas de Noël" le 11 décembre 2016 à 18h dans la salle XXX.

Chaque évènement :

  • est affiché sur le site, suivant le choix de l'internaute, au travers d'un calendrier ou d'une liste.
  • peut être récurrent, s' il a lieu à intervalles réguliers (exemple: une marche de 8 kms a lieu chaque lundi de 9h à 12h) ou non (exemple: la journée surprise n'a lieu qu'une seule fois).
  • est piloté par un organisateur. Lorsque le champ "Organisateur" est valorisé, la photo de l'organisateur apparaitra sur le détail de l'évènement.
  • est localisable. Lorsque l'adresse de l'évènement est correctement remplie, une carte OpenStreetMap s'affiche sur le site.

Evènements et Catégories

Qu'ils soient récurrents ou non,  tous nos évènements sont catégorisés et reliés à une activité. Les classifier de cette façon, nous permet de les retrouver très facilement parmi les dizaines voire centaines d'évènements créés par l'association.

Les catégories de l'agenda sont les mêmes que celles des autres modules, comme le blog, les pages etc etc ... 

Limitations de l'agenda

L'agenda e-monsite recèle quelques limitations :

  • L'agenda e-monsite ne gère pas le nombre maximal de participants à un évènement (utile dans cette période pour respecter les contraintes sanitaires). C'est là que le module "Réservation" intervient.
  • L'agenda e-monsite ne possède pas de fonction de synchronisation. Par contre, il est possible de télécharger chaque évènement au format ics, format qui est reconnu par Google Calendar et Apple iCal.
  • Un évènement est organisé par une et une seule personne. Lorsqu'une activité de l'asssociation est pilotée par plusieurs organisateurs, nous sommes amenés à répartir les organisateurs sur les différents évènements (créneaux horaires) de l'activité. 

Webmaster Tips

  • Pour créer un nouvel évènement dans une catégorie (activité), le plus simple est de dupliquer un évènement existant, plutot que de partir de rien et d'avoir à configurer complètement l'évènement.

Réservation

Le module "Réservation" de e-monsite gère des rendez-vous. Le rendez-vous est au module "Réservation" ce qu'est l'évènement pour le module "Agenda".

Un rendez-vous a des caractéristiques proches de l'évènement. Néanmoins, il faut souligner que chaque rendez-vous:

  • est affiché sur le site, en mode "Calendrier" ou en mode "Horaires disponibles" suivant le choix du webmaster, et non pas suivant le choix de l'internaute.
  • a des périodes d'indisponibilité, alors que l'évènement récurrent a une date de début et une date de fin
  • possède un nombre maximal de participants 

C'est cette dernière caractéristique qui nous pousse à utiliser le module "Réservation" sur le site.

Corolllaire : Si un évènement est ouvert à un nombre quelconque de participants, il est inutile de créer un rendez-vous.

Evènement et rendez-vous

En vue de simplifier la gestion du site, dès qu'un évènement doit faire l'objet d'une réservation, on crée un rendez-vous. La règle est donc de ne créer qu'un et un seul rendez-vous pour un évènement.

Les rendez-vous sont catégorisés (1 catégorie = 1 activité).

Les noms des catégories de réservation sont identiques à ceux des autres modules. 

Le nom du rendez-vous est très proche de celui de l'évènement.

En respectant ces règles, il est très facile de retrouver les rendez-vous liés à une activité (randonnée, fitness, tir à l'arc, ...) ou à un évènement.

Configurer un rendez-vous

 

Lien entre évènement et rendez-vous

Le lien entre évènement (de l'agenda) et rendez-vous (pour la réservation) est établi à partir de ces 2 champs:

  • URL billetterie
  • Libellé du lien de la billetterie

L'URL billetterie doit être valorisée avec l'URL du rendez-vous, i.e. celui qui est couplé avec l'évènement (voir plus haut)

Il n'y a pas de contrainte sur le libellé du lien de la billetterie, sinon qu'il doit être rempli avec une chaine de caractères comme "Réserver maintenant". Cette chaine de caractères apparaitra sur le site lors de l'affichage détaillé de l'évenement.

Lien entre e ve nement et rendez vous

Liens utiles

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