L' exploitation des Batchs Collectifs de FFRS360

Le 26/03/2024 0

Cet article présente l'exploitation des batchs collectifs à l'ARSF.

Ce n'est en aucun cas une documentation exhaustive, ni une documentation officielle sur le sujet. Le fonctionnement des batchs décrit sur cette page a été construit à partir de déductions totalement empiriques.

Un batch collectif : à quoi ça sert ?

Avant novembre 2023 :

Jusque novembre 2023, chaque commande de licence, d’adhésion ou autre faisait l’objet d’un et un seul prélèvement bancaire. Le numéro de commande, objet du prélèvement, apparaissait distinctement dans les relevés de banques.

L’inconvénient est le nombre de lignes prohibitif du relevé bancaire: 1 ligne par commande. Soit 500 lignes au minimum pour une association de 500 adhérents passant commandes de licence et d'adhésion.

L’avantage est d’avoir une traçabilité aisée entre la comptabilité et les commandes.

Depuis Novembre 2023 :

A partir de novembre, les prélèvements groupés ont été mis en place. Concrètement, chaque semaine, on a 1 seule transaction bancaire, transaction bancaire qui regroupe l' ensemble des commandes passées la semaine précédente.

Inconvénients : Les numéros de commandes, objets du prélèvement, n'apparaissent plus dans les relevés de banques. La traçabilité entre la comptabilité et les commandes est perdue. Dès lors, le trésorier de l'association, n’est plus en capacité de suivre les mouvements financiers opérés par la FFRS.

Avertissement

Le rapport ("Création de bcs360.csv") a été mis en place sur feu espace de gestion, et il ne fonctionne plus sur l'espace structure.

Il faudra donc vérifier que les rapports sur les batchs collectifs fonctionnent de la même manière après les corrections de l’espace structure sur les rapports.

A noter que le rapport créé dans l'espace de gestion devait comporter un filtre sur le numéro du club (95001 pour l'ARSF).

Le rapport sur les BC

La colonne N° FFRS Batch

La colonne N° FFRS Batch est composé de 3 sous-champs séparés par un tiret (Exemple: B05-2024-37)

le type du batch (B05, B06, BG05, BG06, autres)
une année (2024)
le numéro de la semaine dans l'année calendaire en commençant par 0. La conséquence est qu’il y a un décalage entre le numéro réel de la semaine où est passé le batch collectif, et la semaine indiquée dans le numéro du batch.

Nous avons également observé en 2023 des batchs appelés Doublons. Ces batchs ont probablement été mis en place manuellement pour corriger des anomalies suite à des dysfonctionnements du logiciel.

Remarques:

En 2023, le 1er batch relatif à l'association portait le N° "B05-2024-34".
En 2024, le 1er batch de l'année portait le N° B05-2024-2.

La conséquence de cette numérotation bizarre est que l'ordre chronologique est différent de l'ordre alphabétique.

La convention de nommage du sous-champ "année" est mystérieuse. Il s'agit probablement de l'année sportive. Si on ouvre les adhésions de la saison prochaine en juin 2024, y aura-t'il un batch ou 2 batchs et comment seront-ils nommés ?

Noms de code : BG0 et B0

Les batchs BG05-AAAA-XX et BG06-AAAA-XX correspondent aux transactions bancaires qu'on retrouve dans les relevés de banque. Un batch de type BG05 est lié à un prélèvement sur le compte bancaire du club suite aux paiements perçus par le club. Un batch de type BG06 est lié à un versement sur sur le compte bancaire du club.

Il y a, dans le rapport, autant de lignes B05-AAAA-XX que de commandes incluses dans la transaction liée au batch BG05-AAAA-XX

Il existe d'autres types de batchs : B01, B02, ... , mais aucun de ces types de batchs n'a concerné l'ARSF. Ils ne sont donc pas documentés ici.

La colonne Contact

"Contact" contient le nom complet (prénom nom) du client, i.e. de l'adhérent.

Le champ "Contact" est vide pour les batchs BG05 et BG06. C'est logique, vu que ces lignes correspondent aux transactions bancaires.

Le champ "Contact" est valorisé pour les batchs B05 et B06, et, on y retrouve le nom complet de l'adhérent concerné par la commande.

La colonne Commande

"Commande" contient le numéro de la commande passée par l'adhérent dont le nom est précisé dans la colonne Contact.

Le champ "Commande" est vide pour les batchs BG05 et BG06. C'est logique, vu que ces lignes correspondent aux transactions bancaires.

Le champ "Commande" est valorisé pour les batchs B05 et B06, et, on y retrouve le numéro de la commande.

Quid des autres colonnes exportées par le rapport

Les colonnes "Opération : Nom de l'opération" (exemple de contenu: INST-00166263) et "Calendrier de paiement : Référence du batch" (exemple de contenu: PS-000000208) ne sont pas exploitées.

Les colonnes Compte (ASSOCIATION DE LA RETRAITE SPORTIVE DE FRANCONVILLE) et N° Club (95001) indiquent le club concerné et sont, vu de notre fenêtre, redondantes.

La colonne "Montant" a le contenu attendu, à savoir une somme en euros.

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